Petek popoldne, konec meseca. Na mizi kup papirnih računov od dobaviteljev, v mailu še dvajset PDF-jev, ki jih je treba pretipkati v računovodski program. En znesek se ne ujema, ker je nekdo pri prepisovanju zamenjal številki. Ta scena se v slovenskih podjetjih ponavlja iz meseca v mesec — in ima rok trajanja. Državni zbor je 23. oktobra 2025 sprejel Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED), ki s 1. januarjem 2028 ukinja papirne račune v poslovanju med podjetji. Od takrat naprej bo med poslovnimi subjekti v Sloveniji veljal samo še strukturiran e-račun.
Do roka je še dobro leto in pol. Dovolj časa, da prehod izpeljete brez panike — in premalo, da bi ga odlagali v nedogled.
Kaj točno prinaša zakon ZIERDED in koga zavezuje?
ZIERDED uvaja obvezno izmenjavo e-računov za dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, med:
- poslovnimi subjekti, vpisanimi v Poslovni register Slovenije (d.o.o., s.p., zavodi, društva z dejavnostjo …),
- fizičnimi osebami, ki opravljajo dejavnost.
Obveznost torej ne velja samo za „velike“. Če imate s.p. in izstavite račun drugemu podjetju, vas zakon zajame enako kot družbo s sto zaposlenimi.
Pomembne izjeme in mejniki:
| Kaj | Kako je urejeno |
|---|---|
| B2B v Sloveniji | Od 1. 1. 2028 obvezno samo e-račun |
| Računi potrošnikom (B2C) | Papir ostaja; e-račun le ob izrecnem predhodnem soglasju potrošnika |
| Tuji poslovni partnerji | E-račun ni obvezen |
| Gotovinski računi | Davčno potrjevanje (fiskalizacija) ostaja nespremenjeno |
| Poročanje FURS o izmenjanih e-računih | Ga ni — zakon ga ne uvaja |
Zadnji dve vrstici sta pomembni, ker je zgodnejši predlog zakona predvideval tudi pošiljanje podatkov o računih FURS v osmih dneh. V sprejeti različici te obveznosti ni. Če ste o e-računih brali članke iz let 2024 ali zgodnjega 2025, so podatki v njih verjetno zastareli — takrat se je govorilo tudi o letu 2026 kot začetku uporabe. Veljavni datum je 1. januar 2028, celotno besedilo zakona pa lahko preverite na PISRS.
Ali PDF po e-pošti šteje kot e-račun?
Ne. To je najpogostejša zmota in hkrati razlog, da marsikatero podjetje misli, da je „že digitalizirano“, čeprav ni.
E-račun po ZIERDED je strukturiran XML dokument — v Sloveniji praviloma v standardu e-SLOG 2.0, dovoljene so tudi sintakse po evropskem standardu EN 16931 ali drugih mednarodno uveljavljenih standardih, če se s prejemnikom tako dogovorite vnaprej. Bistvo strukturiranega formata: podatke (izdajatelj, prejemnik, postavke, DDV, znesek, rok plačila) računalnik prebere sam, brez pretipkavanja.
| Oblika računa | Je e-račun po ZIERDED? |
|---|---|
| XML v standardu e-SLOG 2.0 | Da |
| XML po EN 16931 (ob predhodnem dogovoru) | Da |
| PDF, poslan po e-pošti | Ne |
| Skeniran papirni račun | Ne |
| Račun, natisnjen iz programa | Ne |
Ena podrobnost, ki jo velja poznati: vizualizacija (človeku berljiv prikaz, npr. PDF priloga) je po zakonu obvezna samo pri računih potrošnikom. Med podjetji zadošča strukturiran XML — večina programov pa vizualizacijo tako ali tako priloži, ker jo ljudje želijo videti.
Kaj to pomeni za vaše stranke — potrošnike in tujino?
Če prodajate fizičnim osebam, se zanje ne spremeni nič, razen če se same odločijo drugače. Potrošniku smete pošiljati e-račune samo ob izrecnem predhodnem dogovoru, dokazno breme o soglasju pa nosi podjetje — ustni „ja, lahko“ brez sledi torej ne zadošča. Potrošnik lahko soglasje kadar koli prekliče in zahteva papir. E-računu za potrošnika morate obvezno priložiti vizualizacijo, pošiljanje po e-pošti pa je pri potrošnikih izjemoma dovoljeno.
Pri tujih partnerjih e-račun ni obvezen. A obzorje je širše: evropska direktiva ViDA (DDV v digitalni dobi) do leta 2030 prinaša obvezne e-račune in digitalno poročanje za čezmejne transakcije med zavezanci za DDV. Hrvaška, Francija, Belgija in Poljska obvezne B2B e-račune uvajajo že leta 2026, Italija jih ima od 2019. Če poslujete čez mejo, boste na e-račune prej ali slej prešli tudi tam — slovenski rok 2028 je zato smiselno vzeti kot priložnost, da uredite oboje hkrati.
Po katerih poteh se bodo e-računi izmenjevali?
Zakon določa izmenjavo po varnih elektronskih poteh — e-pošta med podjetji ni dovoljena. Na voljo so štiri poti:
| Pot izmenjave | Za koga je smiselna |
|---|---|
| Ponudniki e-poti (registrirani posredniki, banke, EDI omrežja) | Večina podjetij — najpreprosteje prek obstoječega poslovnega programa |
| Omrežje PEPPOL prek certificiranih dostopnih točk | Podjetja s tujimi partnerji in tista, ki želijo evropsko interoperabilnost |
| Neposredna tehnična povezava med podjetjema | Večji partnerji z lastnim IT oddelkom in stalnim prometom |
| Brezplačna aplikacija FURS (tehnično prek UJP) | Zavezanci z majhnim številom ali ponavljajočimi se transakcijami |
Za tipično mikro ali malo podjetje bo odločitev v praksi preprosta: ali izmenjavo prevzame vaš poslovni program prek ponudnika e-poti, ali pa boste za nekaj računov mesečno uporabljali brezplačno aplikacijo FURS. Ročno izpolnjevanje v državni aplikaciji je sprejemljivo pri treh računih na mesec, pri tridesetih pa postane novo ozko grlo — takrat se izplača program, ki e-SLOG račun ustvari in odpremi neposredno iz vaših podatkov.
Če že uporabljate ERP ali računovodski program, je prvo vprašanje za vašega ponudnika: „Ali podpirate izdajo in prejem e-računov v e-SLOG 2.0 ter povezavo s ponudnikom e-poti — in koliko to stane?“ V Entexii je e-SLOG izmenjava del modula Finance, tako da izdani račun v istem koraku potuje do prejemnika, prejeti pa se samodejno poknjiži — brez pretipkavanja in brez ločenega orodja.
Kdo bo nadziral izvajanje in kakšne so globe?
Nadzor si delijo trije organi: UJP, FURS in Tržni inšpektorat RS (slednji predvsem za določbe o potrošnikih). Globe za prekrške po ZIERDED se gibljejo od 100 do 6.000 evrov, odvisno od vrste prekrška in od tega, ali je kršitelj pravna oseba, samostojni podjetnik ali odgovorna oseba.
To niso zneski, ki bi podjetje pokopali — je pa neprijetnejša posledica druga: partner, ki bo leta 2028 posloval skladno z zakonom, vašega papirnega ali PDF računa ne bo smel sprejeti kot ustrezne oblike. Zamude pri knjiženju in plačilih bodo v praksi bolele bolj kot globa.
Zakaj se prehod splača izpeljati pred zadnjim rokom?
Razlogov je nekaj povsem računovodskih:
- Manj ročnega dela. Prejeti e-račun se v program uvozi s postavkami vred; odpade pretipkavanje in z njim tipkarske napake pri zneskih in sklicih.
- Nižji stroški. Papir, tisk, kuverte in poštnina pri izdanih računih odpadejo; po ocenah GZS so stroški papirne izdaje računa občutno višji od elektronske.
- Hitrejša plačila. Račun, ki prispe v sistem prejemnika isti dan in se samodejno uvrsti v potrjevanje, je prej plačan kot tisti, ki tri dni leži v predalu.
- Sledljivost. Ponudniki e-poti omogočajo povratna sporočila o dostavi in potrditvi ali zavrnitvi računa — konec vprašanj „ali ste račun sploh prejeli?“.
E-računi v Sloveniji sicer niso novost: proračunski uporabniki jih obvezno prejemajo že od leta 2015, po podatkih raziskav pa jih je leta 2022 pošiljalo okoli 60 odstotkov podjetij z deset ali več zaposlenimi. Novo je le to, da izbira izgine — zato je bolje, da tempo prehoda določite sami, ne koledar.
Kako naj se vaše podjetje pripravi v naslednjih 12 mesecih?
Pripravljalni koraki, razporejeni tako, da vas 1. januar 2028 ne ujame sredi menjave sistema:
- Popišite tokove računov (do jeseni 2026): koliko računov izdate in prejmete mesečno, koliko od tega podjetjem, kateri partnerji že pošiljajo e-račune.
- Preverite svoj program: vprašajte ponudnika o podpori e-SLOG 2.0, prejemu e-računov in ceni povezave s ponudnikom e-poti. Če program tega ne bo omogočal, je zdaj čas za menjavo — ne december 2027.
- Uskladite se z računovodskim servisom: dogovorite se, po kateri poti bodo prejeti e-računi prihajali do njih in kdo jih likvidira.
- Izberite pot izmenjave: ponudnik e-poti prek programa za večino, aplikacija FURS za tiste z nekaj računi mesečno.
- Testirajte s ključnimi partnerji (2027): z največjimi kupci in dobavitelji izmenjajte prve e-račune še v času, ko napaka nič ne stane.
- Uredite soglasja potrošnikov, če jim želite pošiljati e-račune: soglasje mora biti izrecno in dokazljivo.
Podjetja, ki bodo ta seznam predelala v letu 2026, bodo leto 2027 preživela mirno — tista, ki bodo čakala, pa bodo novembra 2027 stala v vrsti pri istih ponudnikih kot na tisoče drugih.
Pogosta vprašanja
Ali bo moral e-račune uporabljati tudi majhen s.p. brez zaposlenih?
Da, če izdaja račune drugim poslovnim subjektom v Sloveniji. Za majhno število transakcij bo na voljo brezplačna aplikacija FURS, izmenjava prek nje poteka tehnično prek UJP.
Ali bom moral e-račune pošiljati tudi fizičnim osebam?
Ne. Potrošnikom lahko še naprej izdajate papirne račune. E-račun jim smete poslati le, če se s tem izrecno vnaprej strinjajo, soglasje pa lahko kadar koli prekličejo.
Ali se s tem spreminja davčno potrjevanje (fiskalizacija) gotovinskih računov?
Ne. ZIERDED ne posega v Zakon o davčnem potrjevanju računov — spreminja se oblika računa, ne postopek potrjevanja gotovinskih računov.
Ali bo FURS videl vse moje izmenjane e-račune?
Sprejeti zakon ne uvaja poročanja o izmenjanih e-računih FURS. Poročanje za čezmejne transakcije prihaja šele z evropsko ureditvijo ViDA, predvidoma leta 2030.
Kaj se zgodi, če partnerju po 1. 1. 2028 pošljem PDF?
Tak račun ne izpolnjuje zakonske oblike; za prekrške so predvidene globe od 100 do 6.000 evrov, partner pa bo od vas upravičeno zahteval e-račun, kar pomeni zamudo pri knjiženju in plačilu.
